JOB TITLE:                                       Emergency – Programme Policy Officer

TYPE OF CONTRACT:                      Consultancy 1

UNIT/DIVISION:                            Programme

DUTY STATION (City, Country):     Port-au-Prince Haiti Country Office

DURATION :                                     11 months

 

BACKGROUND AND PURPOSE OF THE ASSIGNMENT:

La réarticulation opérationnelle entre l’activité 1 (urgences) et la chaine opérationnelle (sousbureaux/coordination des area office) liée au nouveau plan stratégique de pays pour Haïti (2024-2028) nécessite de maintenir une capacite suffisante au sein de l’activité 1. Cette position a pour but de participer au maintien des capacités nécessaires dans cette unité pour permettre un suivi des besoins grandissants de de la réponse du PAM a l’urgence en Haïti.

ACCOUNTABILITIES/RESPONSIBILITIES:

Sous la supervision de l’Activity Manager 1 (Urgences), la/le Programme Policy Officer appuiera la mise en œuvre des opérations d’urgence du bureau d’Haiti. Elle/il aura les responsabilités suivantes :

1. Appuyer la formalisation des accords avec les partenaires de mise en œuvre du PAM pour les opérations d’urgence en gérant en intégralité les processus d’appel d’offre ou de négociation gré à gré avec les partenaires de mise en œuvre, analysant les propositions narratives et budgétaires reçues de la part des partenaires, en facilitant leur approbation et en rédigeant les Field Levels Agreement (FLA).
2. Etablir un système d’analyse des accords avec les partenaires de mise en œuvre sur la base de critères objectifs pour faciliter la prise de décision lors des Comités de Révision des Propositions des Partenaires et ainsi garantir une cohérence dans les décisions finales de partenariats.
3. Fournir un appui à la gestion des programmes d’urgence et coordonner la mise en œuvre effective de leurs activités sur le terrain en maintenant une coordination étroite avec les différentes unités concernées (Sécurité, Supply Chain, Communication, Donor Relation, Finances, M&E) et le personnel dédiés aux transferts monétaires et SCOPE (plateforme corporative de gestion des bénéficiaires) et s’assurer que les activités de ciblage, d’enregistrement, de distribution de vivres ou de transferts monétaires, de suivi soient réalisées dans les délais imposés et en garantissant la qualité dans leur exécution.
4. Assurer le suivi opérationnel des accords avec les partenaires de mise en œuvre pour le bon déroulement des opérations sur le terrain en identifiant les risques de mise en œuvre et en proposant des solutions pertinentes pour leur mitigation, puis assurer le suivi administratif et financier des accords en coordination avec les unités de Ressources Management et Finances.
5. Assurer le lien, collaboration et flux d’information avec les équipes d’expertise transversaux au sein du Bureau (SBCC, Gender & Protection, Nutrition, IM) pour intégrer leur appui technique aux activités d’urgence et faciliter les éléments nécessaires pour le development des outils transversaux pertinents selon le temps et qualité demande’.
6. Réaliser des visites de terrain pertinentes pour analyser la mise en œuvre efficace des activités, identifier des opportunités d’amélioration et proposer par la suite des mesures pertinentes pour garantir une meilleure mise en œuvre des activités d’urgence et le respect des standards de qualité.
7. Participer dans les processus de réflexions sur les améliorations opérationnelles que ce soit pour les distributions de vivres ou de transferts monétaires en appuyant la mise en place et élaboration d’outils permettant une meilleure efficacité dans les processus.
8. Contribuer à la préparation de rapports précis et opportuns sur les programmes et activités des opérations d’urgence qui permettent une prise de décision informée et la cohérence des informations présentées à la Direction et aux différents bailleurs de fonds.
9. Toute autre tâche requise par la hiérarchie

DELIVERABLES AT THE END OF THE CONTRACT:

• Des outils internes de suivi des opérations et de communication sont maintenus à jour pour permettre une plus grande efficacité des opérations et également pour fournir des informations à la direction afin de faciliter la prise de décision.
• Les fonds reçus pour mettre en œuvre les interventions d'assistance alimentaire sont correctement utilisés et dépensés dans les délais convenus avec les donateurs.
• Le respect des procédures et des normes de qualité est assuré avec les partenaires et dans l’unité.
• Les contributions aux documents stratégiques sont partagées tels que les CONOPS annuels ou les stratégies spécifiques pour le pilotage des réponses d'urgence.
• Les contributions pour les rapports aux donateurs sont partagées dans la qualité attendue et dans les délais convenues avec le superviseur direct et/ou management.

CADRE DE LEADERSHIP DU PAM : NORMES COMMUNES DE COMPORTEMENT : 

 

Leads by Example with Integrity	Upholds WFP values, principles, and standards   Demonstrates and encourages others to uphold the WFP values, principles and standards	Respects others and values diversity   Values diversity using respectful and inclusive language, and encourages others to do the same	Stays focused and calm under pressure   Stays focused and calm when under pressure, encourages others to do the same, and offers guidance and support to manage difficult situations	Demonstrates humility and a willingness to learn   Demonstrates humility and a willingness to learn and share knowledge, frequently seeking and acting on feedback, and pursuing opportunities to develop
Drives Results and Delivers on Commitments	Delivers results for maximum impact   Identifies and aligns objectives to the required outcomes, holding  self and/or others accountable for the delivery of results for maximum impact	Delegates appropriately   Delegates responsibly and provides appropriate support  empowering others to deliver results	Adapts readily to change   Responds readily to change in different contexts and adapts accordingly
Fosters Inclusive and Collaborative Environment	Is inclusive and collaborative   Promotes inclusive teamwork and psychological safety by encouraging colleagues to collaborate by sharing ideas and openly raising issues	Gives timely and  constructive feedback   Supports development for others by giving timely and constructive feedback	Builds and shares new perspectives   Seeks out, trusts and listens attentively to diverse views to capture, learn, build and share new perspectives
Applies Strategic Thinking	Communicates and fulfils WFP’s vision	Embraces curiosity and new ways of doing things	Analyses and evaluates data	Considers the impact of decisions
	Communicates and fulfils WFP’s vision and operational outcomes to deliver meaningful solutions	Demonstrates curiosity, designs and implements new ways of doing things when relevant	Gathers data and different perspectives, shares knowledge and uses evidence to inform decision making	Implements decisions, considering the risks and implications of actions for teams, projects and other initiatives
Builds and Maintains Sustainable Partnerships	Builds partnerships   Initiates and builds partnerships by identifying and promoting opportunities for mutual areas of interest and benefit	Collaborates to deliver common objectives   Collaborates with partners to deliver common objectives by sharing information and co-creating innovative solutions with beneficiaries when appropriate

 

QUALIFICATIONS & EXPERIENCE REQUIRED:

 

Education	•	Diplôme universitaire du niveau master en coopération internationale, en sciences politiques, en sciences sociales ou dans un autre domaine lié à l'aide au développement international ou affaires humanitaires.
Experience	•	Au moins deux (2) ans d’expérience professionnelle en lien avec la gestion/coordination de projet humanitaire d’urgence, notamment dans le secteur de la sécurité alimentaire (expérience dans les filets sociaux est un atout)
	•	Au moins deux (2) expériences professionnelles qui ont supposé une coordination interinstitutionnelle avec différents acteurs humanitaires (organisations internationales, ONG…), institutions gouvernementales, organisation de la société civile.
	•	Au moins un (1) an d’expérience professionnelle dans un/des pays où les conditions de vie sont difficiles.
Knowledge & Skills	• •	Connaissances en programmes de transferts monétaires souhaitable. Forte motivation pour exercer les responsabilités requises
	•	Habitude de travail en équipe avec staff national et international (environnement multiculturel)
Languages	•	Très bonne maîtrise du français (écrit, parlé, lu)
	•	Bonne maîtrise de l’anglais (écrit, parlé, lu)
	•	Des connaissances en créole est un atout

 

Date limite des dépôts de candidatures: 22 Novembre 2023 11h 59 PM , Heure  D'Haiti